旭川医科大学 医学部医学科 同窓会会則

制  定 昭和53年4月 1日

一部改定 昭和63年4月 1日

平成11年2月12日

平成12年6月21日

平成25年8月7日

平成26年10月17日

平成29年8月21日

平成30年10月15日

令和3年4月1日

旭川医科大学 医学部医学科 同窓会会則

第1章  総   則

(名 称)

第1条 本会は、旭川医科大学医学部医学科l司窓会
(通称「旭川医科大学同窓会」)と称する。

(事務局)

第2条 本会は、事務局を旭川医科大学内に置き、幹事会の承認を得て支部を都道府県又は地区ごとに設けることができる。

第2章  目的及び事業

(目 的)

第3条 本会は、会員相互の親睦を図るとともに、旭川医科大学の発展並びに医学の進歩に寄与することを目的とする。

(事 業)

第4条 本会は、前条の目的を達成するため、次の事業を行う。

(1)同窓会誌の発行

(2)親睦会の開催

(3)会員の福利厚生に関する事業

(4)その他本会の目的を達成するために必要な事業

第3章  会   員

(会 員)

第5条 本会は、次に掲げる会員をもって構成する。

(1)正会員 旭川医科大学(以下「本学」という。)医学部医学科を卒業した者、本学大学院医学系研究科博士課程を修了した者及び本学における研究歴を有し本学の博士の学位を取得した者

(2)特別会員 本会の非正会員で、本学の現職の教授、准教授、講師、助教及び医員並びに元教授及び准教授(看護学科を除く。)

(3)学生会員 本学医学部医学科に在籍する者及び本学の非正会員で本学大学院医学系研究科博士課程に在籍する者

(4)名誉会員 本会に対する功労が顕著であって、幹事会において推薦された者

第4章  役   員

(役 員)

第6条 本会に次の役員を置く。

(1)会  長 1名

(2)副 会 長  若干名

(3)会長補佐 若干名

(4)常任幹事 若干名

(5)幹  事 若干名

(6)監  事 2名

(選出方法)

第7条 役員の選出方法は次のとおりとする。

(1)会長は、幹事のうちから互選により選出する。

(2)副会長、会長補佐は、正会員のうちから会長が指名し、幹事会の承認を得るものとする。

(3)幹事は、各期から2名充てることとし、原則として、互選によるものとする。

(4)常任幹事は、幹事のうちから各期1名を充て、互選によるものとする。

(5)監事は、幹事会において正会員のうちから選出する。

(任 期)

第8条 役員の任期は2年とし、再選を妨げない。ただし、会長の任期は連続して3期(6年)までとする。

2 役員は、任期満了後であっても後任者の選出があるまで、その職務を行わなければならない。

(任 務)

第9条 役員の任務は次のとおりとする。

(1)会長は、本会を代表し会務を総括する。

(2)副会長は、会務を分担執行する。会長に事故のあるときは、いずれかの1人がその職務を代行する。

(3)会長補佐は、会長及び副会長の職務を補佐する。

(4)幹事および常任幹事は、幹事会の構成員として重要会務の審議、決定に加わる。また、常任幹事は幹事会の委嘱を受け会務を分掌する。

(5)監事は、本会の会務及び会計の状況を監査する。

第5章  顧   問

(顧 問)

第10条 本会に、若干名の顧問を置く。

2 顧問は本会に役員として永年に渡り著しく貢献し、執行役員会が会務遂行上必要と認めた者で、幹事会の推薦に基づき、会長が委嘱する。

3 顧問は、執行役員会、幹事会、及び総会に出席し、意見を述べることができる。ただし、採決には加わることはできない。

第6章  会   議

(会 議)

第11条 本会の会議は、総会、幹事会、執行役員会とする。

(総 会)

第12条 総会は、正会員をもって構成し、幹事会が必要と認めたとき、会長がこれを招集し、その議長となる。

2 総会は、正会員現在数の過半数が出席する会議をもって成立する。ただし、委任状による出席を妨げない。

3 総会の議決は、出席正会員の過半数をもって決する。

(幹事会)

第13条 幹事会は、会長、副会長、会長補佐、幹事、常任幹事より構成され、必要に応じて会長が招集する。

第14条

2 幹事会の議決は、構成員の過半数が出席する会議をもって成立する。ただし、委任状による出席を妨げない。

3 幹事会の議事は、出席構成員の過半数で決し、可否同数の場合は、議長の決するところによる。

4 監事は、幹事会に出席し、監査結果を報告し、意見を述べることができる。

5 会長が急を要すると判断した事項については、審議の迅速化を図るために、メールを利用した幹事会(メール幹事会)又はウェブ会議を招集することができる。

6 次に掲げる事項は、幹事会の決議又は承認を得なければならない。

(1)収支決算

(2)会則の制定及び改廃

(3)その他本会の運営上の重要事項

7 前項各号のうち、会長が特に重要な事項と認めた案件は、総会において審議するものとする。

(執行役員会)

第15条 執行役員会は、会長、副会長、会長補佐をもって構成し、必要に応じて会長が招集し、議長となる。

1 執行役員会は、本会の事業を滞りなく遂行するために必要な事項を審議し、決議する。

2 執行役員会は、構成員現在数の3の2以上が出席する会議をもって成立する。ただし、委任状による出席を妨げない。

3 執行役員会の議事は、出席構成員の過半数で決し、可否同数の場合は、議長の決するところによる。

4 監事は、執行役員会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。

5 会長が急を要すると判断した議事については、審議の迅速化を図るために、メールを利用した執行役員会(メール執行役員会)又はウェブ会議を開催して審議し、構成員の過半数で決議することができる。

(学生会員の会議出席)

第16条 学生会員は、会長の要請に応じ、幹事会に出席することができる。

2 学生会員は、オブザーバーとし、議決権は有しないものとする。

第6章  会   計

(会 計)

第17条 本会の経費は、入会金、会費、寄附金及びその他の収入をもってこれに充てる。

(会費等)

第18条 前条の入会金、会費は、次のように定める。

(1)入会金 2,000円

(2)会 費 年額4,000円

(3)終身会費 入会後30年を経た会員を終身会費納入資格者とし、以後の会員として50,000円を前納することで終身会費納入者とする。

(会計年度)

第19条 本会の会計年度は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日をもって終わる。

第7章  細  則

(会費の免除)

第20条 以下の会員については同窓会費を免除する。

(1)特別会員 本会則第5条(2)に定める特別会員においては、本会則第17条に定める入会金及び年会費を免除する。

(2)学生会員 本会則第5条(3)に定める学生会員においては、本会則第18条に定める年会費を免除する。

(3)名誉会員 本会則第5条(4)に定める名誉会員においては、本会則第17条に定める年会費を免除する。

(4)顧問 本会則第10条に定める顧問においては、本会則第17条に定める年会費を免除する。

2 前項各号において年会費の免除を受けた会員においても、同窓会誌の送付並びに会員活動は本会則第4条に準ずるものとする。

第8章  そ の 他

(その他)

第21条 この会則に定めるもののほか、支部並びにその他本会の運営に閲し必要な事項は、幹事会の議決を経て会長が別に定める。

附   則

1 この会則は、平成11年4月1日から施行する。

2 第18条第2号の規定にかかわらず既に納入されたものについては、従前の額とする。

3 第17条第3号の終身会費納入資格者で、会費を既に前納している者は、同号に規定する金額との差額を納入することで終身会費納入者となるものとする。

4 第7条第3号の規定にかかわらず、幹事の定員については当分の間、定員数にこだわらないものとし、その定員数は会長が定める。

附   則

この会則は、平成12年6月21日から施行し、平成12年4月1日から適用する。

附   則

この会則は、平成25年8月7日から施行する。

附   則

この会則は、平成26年10月17日から施行する。

附   則

この会則は、平成29年8月22日から施行する。

附   則

この会則は、平成30年10月15日から施行する。

附   則

この会則は、令和3年4月1日から施行する。

 

慶弔費支出基準

幹 事 会 決 定 平成29年5月19日

一部改定 令和3年6月14日

1 旭川医科大学医学部医学科同窓会(以下「本会」という。)の会員が破格の栄誉を受けた場合は、適宜、執行委員会で協議の上、祝意(祝電、花束)を表す。

2 本会に対し多大な貢献を行った者に対して、適宜、幹事会に諮り感謝の意を表し、記念品を奉じる。

3 会員の逝去を知りえた場合は、その旨を速やかに本会事務局に連絡する。

4 会員が逝去した場合、弔電及び供花などにより哀悼の意を表し、同窓会誌にて会員に周知する。

5 会員が逝去した場合の弔意は次のとおりとする。

(1)弔電、供花  20,000円相当

(2)宗教上の理由又は逝去後の日数を経過して連絡を受けた場合若しくはご遺族が辞退した場合などにより、上記の内容で弔意を表せない又は表すことが不適切の場合は、執行役員会で協議の上、適宜対応する。

6 会員の疾病、災害を知りえた場合には、執行委員会で協議の上、対処する。

7 その他緊急性又は特別な事情により、この基準により難い場合が生じた場合は、会長又は副会長の判断で処理し、後日幹事会に報告し承認を得るものとする。

附   則

この基準は、令和3年6月14日から施行する。

旭川医科大学医学部医学科同窓会 個人情報保護規定

制定 令和3年8月4日

旭川医科大学医学部医学科同窓会員の個人情報保護について

 旭川医科大学医学部医学科同窓会として同窓会会員の個人情報保護の万全を期するため 「旭川医 科大学医学部医学科同窓会個人情報保護方針」を定めることといたしました。旭川医科大学医学部 医学科同窓会はこの基本方針に基づき本会が所有する会員の個人情報の厳正かつ適正な管理に努め ると共に同窓会事業の円滑運営に努力してまいります。会員の皆様のご理解とご協力をお願い申し 上げます。

旭川医科大学医学部医学科同窓会 個人情報保護に関する基本方針

旭川医科大学医学部医学科同窓会(以下「本会」という)は,個人情報保護法等の,個人情報に関する法律を遵守し,本会会員(以下「会員」という)にかかわる個人情報の保護に努めるものとする。

1.定義

 この基本方針における「個人情報」とは,会員について本会が保有する次の情報をいう。

@ 氏名(旧姓を含む)

A 卒業年次(期)

B 所属医局

C 出身クラブ,学生番号

D 自宅住所,電話及び携帯電話番号,及び電子メールアドレス

E 勤務先の名称,住所,電話・FAX番号,電子メールアドレス及び役職名

F 会費等の納入状況

2.利用目的

 個人情報の利用は,旭川医科大学医学部医学科同窓会会則に定める目的に掲げる事業の範囲内で行うものとする。

3.利用目的範囲外の利用

 本会は,その活動のために取得し,保有する個人情報を,第三者への提供を含め,通知,公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく,適正に取り扱うものとする。ただし,あらかじめ本人の同意を得た場合や次に掲げる場合は,この限りではないものとする。

@ 法令に基づく場合

A 幹事会が特に必要と認めた場合

4.情報の管理と窓口

 本会が保有する個人情報の管理は次のように行う

@ 本会は,個人情報保護管理責任者を選任し,個人情報の適切な取扱を行うものとする

A 個人情報保護管理責任者は,個人情報の流失,盗難等の事故を防止するために必要な措置を講ずる

B 本会は,本人の意図しない個人情報の利用,提供を防止し,また,個人情報の最新,正確さを確保するために,本人からの申し出を受け付ける窓口を明確にし,その申し出に適切な対応をすることとする

C 本会は,関連法令,規則を遵守することとする

D 本会は,個人情報の機密性,完全性,可用性を維持するために,不正アクセス,紛失,漏洩,改ざんなどに対する適切な対策を講じ,それらの防止に努める。また,万一事故が発生した場合には,その状況に応じ,通知または公表を含む適切な処置を講じ,二次被害の防止と再発の防止に努めることとする

5.個人情報の開示・訂正・利用停止

 本会は,会員本人から開示請求があった場合は当該本人であることを確認した上で,個人情報の開示を行う。また,内容が正確でないなどの申し出があったときは,その内容を確認し,必要に応じて個人情報の追加,変更または利用の停止を行う。

旭川医科大学医学部医学科同窓会 個人情報保護規程

令和3年8月4日 策定

(本規程の目的,適用範囲)

第1条 この規程は,旭川医科大学医学部医学科同窓会(以下,本会)が,その活動目的のために保有する会員の個人情報の取得,保管,利用について必要事項を定め,本会及び会員の責務を明確にし,同窓会活動の推進を図りつつ,個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。この規程は,本会(同窓会を構成する会員並びに本会が雇用する者を含む)に適用する。

(定義)

第2条 この規程において,以下の用語は,本条の定義による。

(1) 個人情報

本会が,会則に定める目的のために取得(自ら作成することを含む)した会員の個人に関する情報であって,それによって特定の個人を識別することができるもの。

(2) 会員

本会会則第5条に定める正会員,特別会員,学生会員及び名誉会員

(3) 旭川医科大学

国立大学法人 旭川医科大学であり,その中のすべての組織を含む。

(個人情報の利用目的,公表,目的外利用の禁止)

第3条 本会が取得し,保有する個人情報の利用目的は,以下の通りとする。

(1) オンライン住所録への登録・掲載

オンライン住所録に掲載する個人情報の項目は,現及び旧氏名,卒業学部,卒業年,学生番号,所属医局(大学・医局),自宅住所,電話番号,携帯電話番号,電子メールアドレス,所属クラブ,勤務先名,勤務先住所,勤務先電話番号,職階,連絡先FAX番号,留学先,留学先住所とする。

(2) 同窓会誌等出版物(電子媒体によるものを含み,本会の活動目的に適うものに限る。)の配布

(3) 会費,寄付金等の出納管理

(4) 本会の各種事業,行事の伝達

(5) 会員による各種事業の活動の支援

(6) 旭川医科大学及びその関連団体の広報活動,行事,アンケート等の支援

2 1項に定める利用目的は,本会ホームページおよび同窓会誌によって公表する。1項の利用目的を変更した場合も同様とする。

3 1項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。ただし,あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めによる場合はこの限りではない。

(個人情報の取得)

第4条 本会が取得し,保有する個人情報は,前条に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。

2 個人情報の取得は,次のいずれかの方法による。

(1) 本人の同意に基づく本会からの書面又は電子媒体による取得

(2) 本人からの口頭,書面又は電子媒体のいずれかによる取得

(3) 本会が,その活動のために本人に対し付与又は作成したことによる取得

(4) 旭川医科大学への問い合わせ等による取得

3 前項の方法により取得が不可能又は著しく困難な場合は,個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。

4 個人情報を取得しようとする場合は,偽りその他不正な手段を用いてはならない。

(個人情報管理責任者)

第5条 本会は,以下に定める個人情報管理責任者を定め,個人情報の取得,利用,提供及び維持のための管理を厳格にする。

2 本会に個人情報管理責任者を置き,同窓会長がその任に当たる。個人情報管理責任者は,事務局管理責任者を指揮し,本会の個人情報管理を統括する。

3 本会事務局に事務局管理責任者を置き,個人情報担当副会長(会長補佐)がその任に当たる。事務局管理責任者は,事務局における個人情報の取得,利用,提供及び維持のための管理を統括する。

(個人情報の維持管理)

第6条 本会は,個人情報の取得,利用及び提供を適切に管理するとともに,保有する個人情報の紛失,漏洩,不正使用及び改ざんを防止し,また,その正確さの維持に努めるものとする。

2 事務局管理責任者は,個人情報データベースに対する有資格者以外のアクセスを規制するために,適切な方法を講じなければならない。

3 事務局における個人情報の取得,利用,提供及び維持の管理のために,別途,管理取扱細則を定めて実施する。

(個人情報の提供)

第7条 本会が保有する個人情報の提供は,本会内外を問わず,第3条に定める利用目的の範囲に限るものとする。

2 前項の規程にかかわらず,次のいずれかに該当する場合は,本会が保有する個人情報を,本会内外を問わず必要な範囲において,提供できるものとする。

(1) あらかじめ本人の同意を得た場合

(2) 個人の生命,身体の安全又は財産の保護のため,緊急かつやむを得ないと認められるとき

(3) 法令の定めによるとき

(4) その他,個人情報管理責任者が必要と認めたとき

(個人情報提供の管理)

第8条 個人情報管理責任者は,それぞれの責任範囲において,前条に基づく個人情報の提供を適切に管理しなければならない。

2 事務局が保有する個人情報を会員による各種組織に提供する場合において,事務局管理責任者は,次の事項について確認できない場合は,その提供を行わないこととする。

(1) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が,提供された個人情報の管理責任を明確にしていること

(2) 提供される個人情報の利用が,本会会則第2章に掲げる目的の範囲内であること

(3) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が,当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正,利用の停止の要求があった場合,正当な理由がない限り,それに応じる責任を明確にしていること

(4) (3)の規程による本人からの当該個人情報の訂正,利用の停止の要求があった場合,要求を受けた会員による各種組織は,速やかにその事実及び採られた処置を事務局管理責任者に報告することとしていること

(旭川医科大学への個人情報の提供)

第9条 第3条1項(6)に定める利用目的のための旭川医科大学に対する個人情報の提供は,第8条2項の定めに準じ,原則として本会事務局が担当して行う。

(個人情報取り扱いの外部委託)

第10条 本会がオンライン住所録管理,同窓会誌の印刷・発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は,以下に従うものとする。

(1) 個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する

(2) 提供する個人情報は,委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する

(3) 委託先での個人情報の管理に関し,下記事項を含む契約を書面で取り交わす

(イ) 委託された個人情報の機密保持および保護

(ロ) 再委託の制限又は条件

(ハ) 委託された個人情報のコピーの制限

(ニ) 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置

(ホ) 委託業務終了時の個人情報の消去及び又は個人情報を含む媒体の返却

(ヘ) (イ)に係わる事故時の処置

(ト) 違反時の処置

(保有する個人情報の開示)

第11条 本会は,保有する個人情報について,個人情報によって特定される当該本人から保有する個人情報について開示を求められた場合は,開示を求めてきた者が当該個人情報によって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に,合理的と認められる範囲内で個人情報を開示するものとする。

2 前項による開示を求める申し出先は,事務局管理責任者とする。

3 前1項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面は,別途,本会が定める。

(個人情報の訂正,利用の停止)

第12条 本会は,保有する個人情報について,当該個人情報によって特定される本人からデータの訂正,削除または利用の停止を求められた場合は,訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に,合理的と認められる範囲内で遅滞なく処置を行うものとする。

2 前項の規程は,第8条2項(3)に定める個人情報の訂正,利用の停止の場合にも適用する。

(関係者の苦情等の申し立て,対応)

第13条 本会は,保有する個人情報及びその取り扱いについて,当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合,状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。

2 前項に定める苦情の申し出先は,事務局管理責任者とする。

3 前項に定める苦情を受け付けた場合,その内容と処置について,事務局管理責任者は個人情報管理責任者に報告するものとする。

(違反に対する処置)

第14条 本会内において,本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用,提供,漏洩等があった場合,個人情報管理責任者は適切な処分を検討し,幹事会に諮り処分を行うものとする。

2 本会は,何人かが故意又は過失によって本会が保有する個人情報を不正に取扱い,本会に重大な損害を与えた場合,賠償請求,法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

(本規程の見直し)

第15条 個人情報管理責任者は,第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第13条及び第14条に定める苦情,違反の情報を収集し,本規程の見直しを行うものとする。

【附則】

この規程は令和3年8月4日より施行する。

この規程の改廃は幹事会で議決し,同窓会ホームページにて報告する。